Werkstress? Het maken van goede planning kan het tegengaan

 © Pexels.com

Of je nou vanuit huis werkt of een bureaustoel op kantoor warm houdt, iedereen wil een onsje minder werkstress ervaren. Volgens Björn Deusings - directeur van Tijdwinst.com; een bedrijf van Limburgse bodem dat zich ontpopt heeft tot de grootste aanbieder van timemanagement trainingen in Nederland - ontstaat die stress mede door een gebrek aan overzicht.

Timemanagement

Hij merkt dat veel kenniswerkers het lastig vinden om in te schatten welke zaken prioriteit hebben. Daardoor komen ze vaak niet aan (de juiste) dingen toe, schuiven ze zaken voor zich uit of zien ze belangrijke klussen over het hoofd.

Gelukkig maken veel mensen een planning - of doen er in ieder geval een poging toe - om dit tegen te gaan. Deusings ziet echter dat veel van die planningen mislukken en dat ze uiteindelijk meer stress opleveren dan dat ze verminderen. Dat heeft volgens hem aantal redenen: vaak is de gemaakte planning niet alleen onrealistisch (hij noemt ze daarom gekscherend ‘wenslijsten’), ze zijn ook niet compleet of bestaan uit zoveel subsysteem dat men het overzicht kwijt raakt.

In zijn boek ‘Elke Dag om 15.00 Klaar’ pleit hij daarom voor een simpele aanpak. Een planning moet realistisch zijn en je moet ermee kunnen schuiven indien er zich iets onverwachts voordoet. Bovenal: een goede planning is betrouwbaar; jij wéét dat alles dat daar staat jouw aandacht nodig heeft. Dan pas neem je die onrust weg.

Door voortaan op onderstaande punten te letten, kom je een stapje dichterbij een betrouwbare en overzichtelijke planning (en meer rust in je hoofd):

1. Breng eerst eens je vaste lasten in kaart

Je kunt niet meer uitgeven dan wat je hebt. Dat geldt voor je portemonnee, maar ook zeker voor je tijd. Probeer je dat nou toch, dan kom je in de knoei; je komt aan bepaalde klussen niet toe, moet gaan schuiven in je planning of komt zelfs niet aan je klus toe.

Vandaar dat het slim is om eens alles op een rijtje te zetten: waar gaat dagelijks, maar ook wekelijks en maandelijks je tijd aan op? Welke terugkerende taken heb je bijvoorbeeld? Plan die taken (terugkerend) in. Deze tijd heb je al niet meer te besteden.. Anticipeer daarbij ook op onverwachte zaken of ad hoc klussen: houd er één uur per dag voor vrij.

2. Richt een extern geheugen in

Een gebrek aan overzicht speelt daarnaast parten. Niet weten wat er op de planning staat of wat jouw aandacht vergt zorgt namelijk voor de nodige stress. Creëer daarom een overzichtelijk en makkelijk bij te houden systeem.

Onderdruk hierbij de neiging om allerlei lijstjes, submappen en apps te gebruiken, want dat houd je toch niet vol. ‘Gewoon’ één agenda en één takenlijst, meer heb je niet nodig. Samen vormen die jouw timemanagementsysteem waar je al jouw verantwoordelijkheden, afspraken en klussen bewaart.

3. Plan vervolgens alle grote klussen in je agenda

Zelden krijg je de tijd om tussendoor ‘even’ een grote klus op te pakken. Zeker wanneer je daar makkelijk twee uur mee zoet kunt zijn. Maak daarom niet de fout om alles maar op je takenlijst te knallen; van het versturen van een simpel e-mailtje tot het schrijven van een immens rapport. Dat zorgt enkel voor chaos.

In plaats daarvan plan je alle grote klussen (alles dat langer dan een half uur in beslag neemt) gelijk in je agenda. Dat dwingt jou gelijk na te denken over de duur en de beste plek om de taak oppakken. Alles dat je binnen een half uur kunt uitvoeren zet je op je takenlijst.

4. Omschrijf taken met een werkwoord

Zodra een klus vaag is of je weet niet precies waar te beginnen, vergroot je de kans op uitstelgedrag. Daarnaast kost het ontcijferen van een vage omschrijving op je takenlijst kostbare tijd en energie.

De oplossing is daarom simpel: alles dat je in je timemanagementsysteem zet, voorzie je van een zeer duidelijke omschrijving: je begint altijd met een werkwoord, dan pas de rest van de beschrijving. Ook kun je direct de geschatte duur erachter plaatsen. Bijvoorbeeld: “Nakijken offerte klant X (10 minuten)” of “Navragen bij Emily: waar blijft rekening? (5 minuten)”.

Probeer deze tips eens zelf uit en ervaar of het jouw werkstress vermindert.