Help, ik moet managen maar ben ondernemer!
In de rubriek “Slimmer ondernemen” deelt een expert van het multidisciplinaire Ondernemersadviseurs uit Maastricht, weer nieuwe inzichten en tips om (nog) slimmer te kunnen ondernemen. Henk Ceha deelt in deze tweede editie een aantal praktische en bewezen tools die het „managen” voor ondernemers eenvoudiger, leuker en effectiever maken.
Ondernemen versus managenManagement is eigenlijk iets wat heel andere eigenschappen vraagt dan ondernemen. Nog sterker, ze staan vaak haaks op elkaar. Toch wordt goed management steeds belangrijker voor duurzaam succes, zeker in deze tijd waarin het krijgen en behouden van goed personeel sterk afhangt van jouw managementstijl als ondernemer.
Wat houdt management nu eigenlijk in?Management is in de basis niets anders dan een verzameling relaties een verzameling klussen laten klaren om geformuleerde doelstellingen te bereiken, die je (bij)stuurt op basis van zich steeds actualiserende meetinformatie. Deze sterk versimpele definitie kent echter een complexe praktijk, maar juist bij complexe processen helpt een zo’n vereenvoudiging. Ze vormen in ieder geval de basis voor de praktische handvatten en tools voor management in MKB ondernemingen, die we in dit artikel kort toelichten.
Relaties / stakeholdersManagement is veel breder dan het aansturen van personeel: Management omvat de relaties met (en tussen) alle stakeholders, intern en extern, die een rol kunnen spelen in het bereiken van doelen: van leveranciers, klanten, medewerkers, freelancers, aandeelhouders, financiers, adviseurs, kanalen tot overheid en media. We noemen dit stakeholders.
Elke relatie met elke stakeholder heeft zowel (1) procesmatige, (2) juridische, (3) financiële als (4) relationele dimensies, die je dus hebt te managen. Je managementtaken bestaan dus per saldo uit het optimaliseren van die dimensies per stakeholder. Dat betekent dus vooraf verdiepen in al die stakeholders op die verschillende dimensies.
ManagementklussenWat doe je als ondernemer in je managementrol dan om dat te bereiken? Dat is concreet (1) initiëren, (2) structureren, (3) motiveren, (4) regisseren en (5) evalueren van de bovengenoemde 4 relatie dimensies per stakeholder, zodanig dat de klussen waarin zij een rol spelen binnen de tijdskaders worden geklaard en de gestelde doelen worden bereikt.
Dat klinkt logisch maar hoe doe je dat dan? Door te denken in rollen in plaats van functies en met behulp van de zgn. RAEW matrix:
Rollen in plaats van functiesIn MKB bedrijven is het vaak de praktijk dat medewerkers verschillende taken doen of zouden moeten doen. Dat heeft enerzijds met de lagere organisatiegraad te maken, anderzijds met de benodigde flexibiliteit en dat laatste is een succesfactor! Tegelijkertijd kan het leiden tot gebrek aan overzicht op wie, waar verantwoordelijk voor is en wie wat doet of heeft gedaan. Met de door Ondernemersadviseurs ontwikkelde RAEW matrix methode combineer je op simpele doch effectieve wijze deze flexibiliteit met doelgerichtheid, overzicht en concrete duidelijkheid op “klusniveau” voor elke relatie die in die klus een rol speelt.
RAEW matrix methodeJe begint met een lijst te maken van concrete klussen die moeten gebeuren om je doelstellingen te kunnen bereiken. Deze lijst maak je zo compleet mogelijk en actualiseer je steeds. Elke klus moet een concrete en meetbare output hebben als einddoel. Voorbeeld klus: offerte maken voor Janssen b.v. o.b.v. aanvraag 24 mei. Output is dan: “offerte aan Janssen verstuurd voor of op 1 juni”. Bij elke klus deel je altijd 4 rollen uit, namelijk:
De R: deze staat voor Responsibility en deze rol is verantwoordelijk voor het behalen van de output en het uitdelen van de rollen E en W.De A: deze staat voor Authority (niet te verwarren met de R) en deze moet de middelen (tijd, geld, ruimte, faciliteiten) vrijgeven (autoriseren) die beschikbaar zijn voor de klus.De E: deze staat voor Expertise en is inhoudelijk nodig om de klus output te realiseren.De W: deze staat voor Work en moet het daadwerkelijke werk uitvoeren, samen met de E.
De rollen E en W kunnen ook in 1 persoon worden gecombineerd, de R en A soms ook maar bij voorkeur niet: juist door iemand de R te geven stimuleer je verantwoordelijkheid nemen. De R dealt alleen met de A over de middelen. Zo kan iemand in de ene klus dus een andere rol hebben dan in een andere klus, waardoor flexibiliteit blijft en er meer begrip en inzicht in de verschillende rollen ontstaat, terwijl het op het niveau van elke klus glashelder is hoe de taken, verantwoordelijkheden en beschikbare middelen liggen.
Meten is weten is de basisCruciaal in al het voorgaande is een continu meetproces, dat alle benodigde sturingsinformatie en data genereert. Dat is niet alleen nodig voor de juiste koers, maar ook voor het objectiveren van elke vorm van discussie in stakeholder relaties. Zonder dat wordt elke discussie subjectief en op de persoon.
De proof of the pudding is in the eatingDe praktijk wijst uit dat het consequent toepassen van bovenstaande methodiek en principes de management rol van ondernemers eenvoudiger, effectiever en leuker maakt, terwijl medewerkers er gemotiveerder en doelgerichter van worden. Bijvangst van deze methode is dat snel helder wordt wie zich verstopt voor verantwoordelijkheden en of de middelen en organisatorische faciliteiten toereikend zijn voor de doelstellingen. Een ander voordeel is dat je hier als ondernemer met behulp van een introductieperiode onder begeleiding van een adviseur direct mee aan de slag kunt en dit na verloop van tijd automatisme wordt. Meer weten? Mail de management & organisatieadviseurs van Ondernemersadviseurs of bel 085 06 06 745.
Drs. Henk Ceha | Directeur AdviesdienstenOndernemersadviseurs b.v.Avenue Ceramique 243, 6221 KX MaastrichtOndernemersadviseurs.nl